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Vorlage - VO/231/2018  

Betreff: Abschluss eines Kooperationsvertrages für den Bezug von Büromobiliar und Bürostühlen mit der Region Hannover
Status:öffentlichVorlage-Art:Beschlussvorlage
Federführend:Team 12 "Innerer Dienst, EDV und Kommunikation" Bearbeiter/-in: Drax, Luisa
Beratungsfolge:
Ausschuss für Finanzen, Steuerung, Stadtentwicklung und Gebäudewirtschaft Vorberatung
21.11.2018 
12. Sitzung des Ausschusses für Finanzen, Steuerung, Stadtentwicklung und Gebäudewirtschaft ungeändert beschlossen   
Verwaltungsausschuss Entscheidung

Beschlussvorschlag
Finanzielle Auswirkungen
Sachverhalt
Anlage/n

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Beschlussvorschlag:

 

Zwischen der Region Hannover und der Stadt Ronnenberg wird ein Kooperationsvertrag für den Bezug von Büromobiliar und Bürostühlen mit einer Laufzeit vom 01.06.2019 - 31.05.2023 und einer einmaligen Verlängerungsoption um ein weiteres Jahr abgeschlossen.

Voraussetzung dafür ist ein durch die Region Hannover durchzuführendes Ausschreibungsverfahren. In die daraus resultierenden Rahmenverträge wird die Stadt Ronnenberg als Bezugsberechtigte für die v. g. Produktgruppen mit aufgenommen.

 

 

 

 

 

 

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Finanzielle Auswirkungen:

 

Durch die Ausführung des vorgeschlagenen Beschlusses entstehen folgende finanzielle Auswirkungen auf den Haushalt:

 

 

Ja:

X

Nein:

 

Produktnummer:

11.1.013.00

Diverse

Untersachkonto:

Deckungszähler 00000.52000

xxxxx.935xx

Diverse

 

 

Aktuelles Haushaltsjahr

In

Aktuelles Haushaltsjahr + 1 Jahr

In

Aktuelles Haushaltsjahr + 2 Jahre

In

Aktuelles Haushaltsjahr + 3 Jahre

In

Ergebnishaushalt:

/

 20.000

 25.000

 25.000

Veranschlagte Erträge

 

 

 

 

Mehr-/ Minderbetrag bei Erträgen

 

 

 

 

Veranschlagte Aufwendungen

 

20.000

25.000 

25.000 

Mehr-/ Minderbetrag bei Aufwendungen

 

 

 

 

Investitionen:

/

74.800 

65.000 

 65.000

Veranschlagte Einzahlungen

 

 

 

 

Mehr-/ Minderbetrag bei Einzahlungen

 

 

 

 

Veranschlagte Auszahlungen

 

74.800

/

/

Mehr-/ Minderbetrag bei Auszahlungen

 

 

 

 

 

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Sachverhalt:

 

Der derzeitige Rahmenvertrag der Stadt Ronnenberg über die Beratung sowie Lieferung und Montage von Büromobiliar endet am 31.05.2019. Eine Vertragsverlängerung ist nicht möglich.

Es ist somit notwendig, einen neuen Vertrag zu generieren, aus dem heraus die künftige Beschaffung des Mobiliars für die Büroarbeitsplätze (Verwaltung und Einrichtungen) bei der Stadt Ronnenberg vorgenommen werden kann.

Das voraussichtliche Auftragsvolumen des Vertrages erfordert mindestens die Durchführung eines nationalen Ausschreibungsverfahrens.

Die Region Hannover bereitet derzeit eine Ausschreibung über die Vergabe von Büromobiliar und Bürostühlen vor. Die daraus neu abzuschließenden Rahmenverträge sollen eine Option enthalten, dass alle Städte und Gemeinden innerhalb der Region Hannover sich als sogenannte „Bezugsberechtigte“ zu den Konditionen der Region Hannover aus diesen Verträgen bedienen können.

Die Rahmenverträge werden eine Laufzeit von 4 Jahren (01.06.201931.05.2023) mit einer einmaligen Verlängerungsoption um ein weiteres Jahr haben.

Eine Verpflichtung zur Abnahme einer bestimmten Menge an Mobiliar besteht dabei nicht.

Die Größenordnung, mit der die Stadt Ronnenberg die neu abzuschließenden Rahmenverträge voraussichtlich in Anspruch nehmen wird, hängt von diversen Rahmenbedingungen ab und ist daher im Voraus lediglich als Schätzung zu quantifizieren.

Zunächst einmal wird ein Teil des Mobiliarbedarfes dafür verwendet, abgängiges Büroinventar auszutauschen und möglichen Ergänzungsbedarf zu realisieren. Um diesen Bedarf umsetzen zu können, werden erfahrungsgemäß ca. 20 – 25 T€ jährlich im Ergebnishaushalt benötigt.

Der überwiegende Teil des Mobiliars wird jedoch dazu benötigt, die Büroarbeitsplätze neuer oder umgebauter Gebäude / Gebäudeteile nutzungsgerecht mit entsprechendem Inventar auszustatten. Hierfür besteht ein jährlicher Bedarf i. H. v. durchschnittlich ca. 65 T€ auf diversen Untersachkonten des Investitionshaushaltes.

Bedingt durch mögliche, kurzfristige, Maßnahmenverschiebungen oder Bauverzögerungen kann es jedoch vorkommen, dass geplante Möblierungsvorhaben erst später oder auch gar nicht zur Umsetzung kommen. Dieses hat folglich großen Einfluss auf den Möblierungszeitpunkt und die benötigte Menge an Ausstattungsgegenständen.        

Durch einen Rahmenvertrag, dem mehrere Bezugsberechtigte angehören, lassen sich, bedingt durch die größeren Abnahmemengen, im Gegensatz zu einer Einzelbeschaffung  i. d. R. deutlich bessere finanzielle Bezugskonditionen erreichen.

Die Stadt Ronnenberg hat durch den Abschluss von Einkaufskooperationsverträgen mit der Region Hannover im Bereich der Beschaffung von z. B. Bürobedarf, Reinigungsmaterial und Hygienepapier bereits seit einigen Jahren äußerst positive Erfahrungen gemacht.

Es wird daher vorgeschlagen, mit der Region Hannover einen entsprechenden Kooperationsvertrag für den Bezug von Büromobiliar und Bürostühlen abzuschließen.

Dieser im Nachgang zur Ausschreibung zu fertigende Vertrag wird anschließend als Ratsrundschreiben zur Kenntnis gegeben.

 

 

-Stephanie Harms-

 

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Anlage/n: